O primeiro passo a ser dado é definir o propósito do evento: se ele se trata de uma campanha para promover o restaurante e sua identidade única, para reforçar a marca, lançar novos produtos ou atrair clientes, por exemplo. 

Ter essas diretrizes bem claras permite que a organização do evento cumpra a proposta de forma adequada. Para que o processo seja bem desenvolvido, veja as dicas abaixo. 

Seleção da data e horário 

É preciso fazer um bom planejamento do melhor momento para que o evento aconteça. Elementos como a estação do ano, o dia da semana e o horário podem impactar de forma significativa a adesão e o sucesso do evento. Atente-se à disponibilidade da sua audiência. 

Orçamento 

Determinar a quantia disponível a ser investida é fundamental para direcionar todas as decisões, que vão desde o cardápio até a decoração. Consulte as finanças para evitar sobrecarga financeira! 

A equipe 

Quantos e quais membros serão necessários para apoiar a execução do evento? Definir os papéis e responsabilidades de cada integrante da equipe assume importância crucial, englobando desde a cozinha até o atendimento aos clientes. Se preciso, considere a contratação de temporários. 

Divulgação 

Por fim, a relevância do marketing e da promoção não pode ser negligenciada. Uma estratégia de marketing elaborada pode fazer a diferença entre um evento lotado e um estabelecimento vazio. Usar seus canais de comunicação, com destaque para as plataformas de mídia social do seu estabelecimento, é uma estratégia certeira. 

Conforme o orçamento disponível, considere parcerias com influenciadores digitais, invista em uma campanha publicitária remunerada ou até aproveite o poder do boca a boca, contando com o apoio dos seus fornecedores e clientes. 

Como evitar equívocos 

Com o objetivo do evento delineado e estes pilares organizativos em mente, é chegada a hora de criar um check-list. Esse inventário detalhado deve ser consultado à medida que o dia do evento se aproxima. Nele devem constar elementos que vão desde a seleção do cardápio até a contratação de pessoal adicional, caso seja necessário. Inclua, também, os contatos dos fornecedores para tê-los à mão quando necessário. 

Casos de Êxito 

Caso haja dúvidas sobre como planejar um evento no seu estabelecimento, buscar inspiração em situações bem-sucedidas pode ser de grande valia. Para isso, empreenda uma pesquisa online ou dialogue com parceiros e proprietários de estabelecimentos que você admira. Deixe-se inspirar por essas narrativas e descubra novas formas de tornar o seu evento bem-sucedido. 

Após o Evento gastronômico 

Após a realização do evento, a avaliação do processo assume um caráter crucial. Isso pode ser conduzido por meio da coleta de feedback dos convidados, análise das vendas e outras métricas pertinentes. Utilize esses conhecimentos para aprimorar os eventos futuros. 

Ainda, não perca a oportunidade de capitalizar! Tire proveito das fotografias e momentos marcantes para reforçar a imagem da sua marca e atrair uma nova leva de clientes. Lembre-se: cada evento representa uma chance de amadurecer e expandir o seu empreendimento. 

Outros pontos de atenção para organizar eventos gastronômicos 

• Flexibilidade é chave: esteja preparado para reagir a mudanças de último minuto e circunstâncias imprevistas; 
• Organização é essencial: mantenha todos os detalhes do evento organizados e de fácil acesso; 
• Criatividade faz a diferença: utilize a sua imaginação para conferir singularidade e memorabilidade ao seu evento; 
• Paciência é uma virtude: o planejamento de um evento é um processo que exige tempo. Portanto, evite precipitações e desfrute de cada etapa.